Vom SaaS-Flickenteppich zum eigenen System: Insellösungen ablösen statt verwalten

Fragt man im Mittelstand nach „dem System”, bekommt man selten ein System gezeigt. Man bekommt eine Aufzählung: das ERP für die Aufträge, eine SaaS für die Angebote, ein Tool fürs Projektmanagement, eines fürs CRM, eines für den Versand, dazu eine Handvoll Excel-Tabellen, die das alles zusammenhalten — plus ein paar Anwendungen, die irgendeine Abteilung sich selbst besorgt hat und von denen die IT nichts weiß. Das ist kein System, das ist ein Flickenteppich. Und das eigentliche Problem daran sind nicht die Lizenzkosten, die man jeden Monat sieht. Es sind die Kosten, die man nicht auf einer Rechnung findet: die Übergaben zwischen den Tools, die Daten, die in zwei Systemen nicht zueinander passen, die manuelle Pflege an den Nahtstellen. Die Integrationssteuer.

Dieser Artikel handelt davon, was man mit diesem Wildwuchs tun kann — und warum die naheliegendste Antwort („noch ein Standard-ERP, das alles ablöst”) oft nur eine weitere Insel schafft. Den grundsätzlichen Rahmen, wann sich Eigenbau gegenüber Standard lohnt, liefert der Leitfaden Individuelle ERP-Software für den Mittelstand; hier geht es um den Spezialfall, dass „das System” in Wahrheit fünfzehn Systeme sind.

Wie groß der Wildwuchs wirklich ist

Dass die Tool-Landschaft wächst, ist nicht nur Bauchgefühl — mehrere Anbieterstudien messen es. Wichtig vorweg, weil es die Zahlen einordnet: Das sind durchweg Studien von Herstellern aus dem SaaS-Management-Umfeld. Diese Anbieter verdienen Geld damit, Wildwuchs sichtbar und beherrschbar zu machen — sie haben also ein kommerzielles Interesse an großen Wildwuchs-Zahlen. Man sollte sie als Indikatoren lesen, nicht als neutrale Wahrheit.

Mit diesem Vorbehalt: Okta berichtet in „Businesses at Work 2025”, dass die durchschnittliche Organisation 101 Apps nutzt — zum ersten Mal über 100 in der zehnjährigen Geschichte des Reports. Zylo kommt im „2025 SaaS Management Index” (Januar 2025) auf im Schnitt rund 275 Anwendungen pro Unternehmen (bis zu 660 bei Organisationen mit über 10.000 Mitarbeitern) und nennt zwei Befunde, die für den Mittelstand interessanter sind als die reine Stückzahl: Die IT kontrolliere nur etwa 16 Prozent der Apps, und mehr als ein Drittel sei Schatten-IT — angeschafft an der IT vorbei. Productiv schätzt im „State of SaaS 2024”, dass im Durchschnitt rund 40 Prozent der gekauften SaaS-Lizenzen ungenutzt bleiben.

Diese Zahlen stammen aus unterschiedlichen Methoden und Stichproben — man darf sie nicht stapeln, als wären sie ein einziger Messwert. Aber sie zeigen in dieselbe Richtung: Die Zahl der Werkzeuge wächst, ein erheblicher Teil ist weder zentral verwaltet noch genutzt, und Schatten-IT ist die Regel, nicht die Ausnahme. Für ein Mittelstandsunternehmen heißt das selten „wir haben 275 Apps”, sondern: Niemand im Haus kann auf Anhieb sagen, wie viele es wirklich sind und welche davon kritische Daten halten.

Insellösungen: das eigentliche Problem ist die Naht

Die Lizenzkosten sind das, worüber man redet. Das echte Problem sitzt woanders — an den Stellen, wo zwei Tools aufeinandertreffen. Dort wird die Wahrheit mehrdeutig.

Ein konkretes Beispiel: Welches System „besitzt” den Lagerbestand? Das ERP, das die Wareneingänge bucht, oder das Shop-Tool, das die Verkäufe zählt? Welches System hält den maßgeblichen Kundendatensatz — das CRM, in dem der Vertrieb arbeitet, oder das ERP, das die Rechnung schreibt? Solange jede Insel ihre eigene Version pflegt, gibt es keine einzelne Wahrheit, sondern mehrere, die laufend auseinanderdriften. Jemand muss sie wieder zusammenführen: Bestände abgleichen, Adressänderungen doppelt eintragen, exportieren, importieren, prüfen.

Genau diese Naht ist teuer — und sie ist es auf eine Art, die in keiner Lizenzübersicht auftaucht:

• Doppelte Erfassung. Dieselbe Information wird in zwei oder drei Systemen gepflegt, weil keine Schnittstelle sie überträgt. Jede Erfassung ist eine Gelegenheit für einen Tippfehler.
• Manueller Abgleich. Jemand verbringt jeden Montag eine Stunde damit, zwei Excel-Exporte zu vergleichen, um herauszufinden, welcher Stand stimmt. Diese Stunde ist die Integrationssteuer in Reinform.
• Fehler an den Übergängen. Die meisten operativen Fehler entstehen nicht innerhalb eines Tools, sondern beim Übergang von einem zum nächsten — beim Export, beim Copy-Paste, beim verspäteten Sync.

Excel ist in dieser Landschaft fast immer der Klebstoff. Es springt überall dort ein, wo die Tools nicht miteinander reden — und wird damit selbst zum kritischsten und am wenigsten kontrollierten System im Haus. Wenn eine Tabelle, die niemand offiziell verantwortet, den Lagerbestand oder die Provisionsabrechnung trägt, ist das kein Workaround mehr, sondern ein Risiko.

Warum die üblichen Antworten zu kurz greifen

Auf den Wildwuchs gibt es zwei etablierte Antworten. Beide sind legitim — und beide lösen nur die halbe Frage.

Die erste: Governance- und SAM-Tooling. Software-Asset-Management-Plattformen (oft von denselben Anbietern, deren Studien oben zitiert sind) machen den Wildwuchs sichtbar: Sie inventarisieren Apps, finden ungenutzte Lizenzen, decken Schatten-IT auf, sparen Lizenzkosten. Das ist echter Wert — wer 40 Prozent ungenutzte Lizenzen aufdeckt, hat sich das Tool schnell zurückverdient. Aber es ist wichtig zu sehen, was diese Antwort nicht tut: Sie verwaltet den Flickenteppich besser, sie löst ihn nicht auf. Die Nähte bleiben, der manuelle Abgleich bleibt, die mehrfachen Wahrheiten bleiben. Man bekommt eine sauberere Buchhaltung über sein Chaos, nicht weniger Chaos.

Die zweite: ein integriertes Standard-ERP, das „alles” abdeckt. Der Reflex liegt nahe — ein großes System statt vieler kleiner. In manchen Fällen ist das genau richtig: Wo der Betrieb überwiegend aus Commodity-Prozessen besteht (Buchhaltung, Standard-Beschaffung, Lohn), bildet ein integrierter Standard-Kern die Realität sauber ab und ersetzt ehrlich ein halbes Dutzend Insellösungen. Das soll hier nicht kleingeredet werden.

Aber es gibt zwei Fallstricke. Erstens: Ein neues Standard-ERP löst die alten Inseln selten vollständig ab — die spezialisierten Tools, die einen bestimmten Prozess besser können, bleiben oft bestehen, und das ERP wird zur größten Insel statt zur einzigen. Zweitens zwingt es den Betrieb in sein Modell: Genau dort, wo ein Unternehmen anders arbeitet als der Durchschnitt, passt der Standard am schlechtesten — und man baut wieder eine Schicht aus Excel und Zusatztools darüber, also den nächsten Flickenteppich. Und billiger oder schneller ist dieser Weg nicht automatisch: Panorama beziffert das Median-ERP-Projekt 2024 auf rund 450.000 US-Dollar und 15,5 Monate. Das nächste Standardpaket ist keine Abkürzung, nur weil es „integriert” heißt.

Die dritte Option: konsolidieren in ein maßgeschneidertes System

Zwischen „den Wildwuchs besser verwalten” und „die nächste Standard-Insel kaufen” liegt eine dritte Option, die in der deutschen Debatte kaum vorkommt: den Flickenteppich dort, wo er euren operativen Kern trägt, durch ein maßgeschneidertes System ersetzen, das genau euren Betrieb abbildet. Eure Prozesse, eure Daten an einer Stelle, eine einzige Wahrheit statt fünfzehn divergierender Versionen — on-premise möglich, ohne Abo und ohne Preis pro Nutzer.

Der entscheidende Unterschied zum Standard-ERP ist derselbe wie im Pillar-Argument: Standardsoftware bildet den Durchschnitt ab, nicht euren Unterschied. Wenn der Grund für den Wildwuchs ist, dass kein Standardprodukt euren konkreten Ablauf abbildet — und ihr deshalb fünf Tools mit Excel verklebt habt —, dann verschwindet das Problem nicht durch ein weiteres Standardprodukt. Es verschwindet durch ein System, das genau euren Ablauf kennt, weil es dafür gebaut wurde. Die ausführliche Make-or-Buy-Logik dahinter steht in Standardsoftware vs. Individualsoftware.

Konsolidieren heißt dabei nicht „einen großen Monolithen bauen, der alles kann”. Im Gegenteil — Trovarits „ERP in der Praxis 2024/25” (25.09.2024) zeigt, dass die Zufriedenheit mit der Komplexität sinkt und kleine, spezialisierte Lösungen besser abschneiden. Das ist hier der Leitsatz: Konsolidierung muss eng zugeschnitten sein, nicht maximal. In der Praxis ist die richtige Architektur oft hybrid — ein solider Standard-Kern für die Commodity-Funktionen, integriert mit maßgeschneiderten Modulen genau dort, wo der Flickenteppich euren Unterschied trägt.

Hier liegt der berechtigte Einwand: Ersetzt ein Schwarm maßgeschneiderter Module den Flickenteppich nicht einfach durch einen neuen — mit dem Entwickler als neuer Abhängigkeit? Genau deshalb heißt „konsolidieren” nicht „viele Custom-Flicken anflanschen”, sondern aus einem Baukasten erprobter Standard-Komponenten ein kohärentes System zusammensetzen — kein Snowflake-Code, sondern bewährte Bausteine, gezielt erweitert. So löst das maßgeschneiderte System den Flickenteppich ab, statt ihn unter neuem Namen fortzuschreiben — ein kohärentes System aus einer Hand statt fünfzehn Verträge.

Und man muss das nicht in einem Big-Bang machen. Ein einzelnes Custom-Modul kann ein konkreter Konsolidierungsschritt sein, der eine ganze Klasse von Insellösungen ablöst. Unsere Dokumenten-Pipeline ist genau so ein Schritt: Sie liest Belege template-frei aus und legt sie über offizielle Schnittstellen direkt im bestehenden ERP an — statt drei separater Tools für Scan, Auslesen und Übertragen plus der Excel-Liste dazwischen. Wie das im Detail funktioniert, zeigt PDF-Belege automatisch ins ERP.

Wann sich das lohnt

Konsolidierung in ein eigenes System ist kein Selbstzweck und lohnt sich nicht für jeden. Die folgenden Signale trennen die Fälle ehrlich.

Dafür spricht es, wenn:

• der Flickenteppich euren operativen Kern trägt — also dort, wo Aufträge, Bestände, Kalkulation oder Kundenbeziehungen über mehrere unverbundene Tools verteilt sind und keine einzelne Wahrheit existiert.
• der manuelle Abgleich echte Zeit frisst — wenn messbare Stunden pro Woche in Export, Import, Vergleich und Korrektur an den Nähten verschwinden.
• Datensouveränität zählt — wenn Konditionen, Margen oder Kundendaten im Spiel sind und ihr nicht wollt, dass sie über ein Dutzend fremder Clouds verteilt liegen. On-premise-Betrieb ist dann ein Architekturmerkmal, kein Nice-to-have; siehe KI-Dokumentenverarbeitung on-premise.

Dagegen spricht es, wenn:

• der Betrieb klein und stabil ist und die Tools, die ihr nutzt, gut zueinander passen.
• die Prozesse überwiegend Commodity sind — dann reicht ein integrierter Standard-Kern, und ein Eigenbau wäre überdimensioniert.
• der Wildwuchs gar nicht weh tut, sondern nur auf einer Lizenzübersicht groß aussieht. Dann ist Governance-Tooling die richtige, günstigere Antwort, nicht Konsolidierung.

Die ehrliche Kurzfassung: Wenn der Flickenteppich nur Lizenzgeld kostet, räumt ihn auf. Wenn er die operative Wahrheit trägt und an den Nähten Zeit und Fehler produziert, ist das eigene System kein Größenwahn — es ist Aufräumen an der richtigen Stelle.

Häufige Fragen

Was bedeutet SaaS-Wildwuchs konkret — und ab wann ist er ein Problem? SaaS- oder Tool-Wildwuchs heißt, dass über die Zeit immer mehr unverbundene Einzeltools angeschafft werden, oft an der IT vorbei (Schatten-IT). Anbieterstudien messen im Schnitt 100 bis 275 Apps pro Organisation — diese Zahlen kommen von SaaS-Management-Herstellern mit kommerziellem Interesse und sind als Indikator zu lesen. Zum Problem wird der Wildwuchs nicht durch die Stückzahl, sondern dort, wo zwischen den Tools eure operative Wahrheit liegt und manuell abgeglichen werden muss.

Lieber Insellösungen ablösen oder ein integriertes Standard-ERP kaufen? Kommt darauf an, warum die Inseln entstanden sind. Sind eure Prozesse überwiegend Commodity, ist ein integriertes Standard-ERP oft der richtige, ehrliche Weg. Sind sie es nicht — habt ihr fünf Tools mit Excel verklebt, weil kein Standard euren Ablauf abbildet —, schafft das nächste Standardpaket meist nur die nächste Insel. Dann ist Konsolidierung in ein maßgeschneidertes System, das euren Ablauf kennt, der nachhaltigere Weg.

Was kostet eine Konsolidierung — spart sie unterm Strich? Eine seriöse Zahl entsteht nur mit euren Daten, nicht pauschal — eine erfundene „spart X Prozent”-Angabe gibt es bei uns nicht. Zur Einordnung: Ein Standard-ERP-Projekt liegt im Median bei rund 450.000 US-Dollar und 15,5 Monaten (Panorama, 2024), und Konsolidierung muss nicht in einem Schritt passieren — oft beginnt sie mit einem einzelnen Custom-Modul, das eine ganze Klasse von Insellösungen ablöst. Was ihr gegenrechnen solltet, sind nicht nur Lizenzen, sondern die Stunden für manuellen Abgleich und die Fehler an den Nähten.

Bleibt am Ende nicht doch ein Mix aus Standard und Custom? Meist ja — und das ist gut so. Die sinnvollste Architektur ist oft hybrid: ein Standard-Kern für Commodity-Funktionen, integriert mit maßgeschneiderten Modulen dort, wo der Flickenteppich euren Unterschied trägt. Konsolidieren heißt nicht „ein Monolith für alles”, sondern: eine einzige Wahrheit für euren operativen Kern, sauber zugeschnitten statt maximal.

Fazit

Der moderne Mittelstand betreibt selten ein System, sondern einen Flickenteppich — und dessen wahre Kosten stehen nicht auf der Lizenzrechnung, sondern an den Nähten zwischen den Tools: doppelte Erfassung, manueller Abgleich, Fehler an den Übergängen, Excel als unkontrollierter Klebstoff. Governance-Tooling verwaltet diesen Flickenteppich besser, löst ihn aber nicht auf; das nächste Standard-ERP schafft oft nur die größte Insel. Die dritte Option — dort konsolidieren, wo der Wildwuchs euren operativen Kern trägt, in ein eng zugeschnittenes, maßgeschneidertes System — ist der Weg, der die mehrfachen Wahrheiten zu einer macht. Nicht für jeden, nicht für alles. Aber überall dort, wo der Flickenteppich nicht nur Geld, sondern Verlässlichkeit kostet.

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kitun ist eine AI-native Software-Manufaktur für den Mittelstand: Zwei Senior-Architekten und Coding-Agents bauen Custom Business-Software und ERP-Module — on-premise oder EU-gehostet, ohne Abo und ohne Lizenz pro Nutzer. Im 20-minütigen Erstgespräch klären wir ehrlich, ob euer Flickenteppich ein Konsolidierungsfall ist oder Governance reicht.

→ Die Lösung im Überblick: Custom ERP mit kitun

→ Der Leitfaden: Individuelle ERP-Software für den Mittelstand