PDF-Belege automatisch in SAP Business One erfassen

Ehrliche Bestandsaufnahme, bevor irgendetwas gebaut wird:

• E-Rechnungen und elektronische Belege: Über den Electronic Document Import verarbeitet B1 strukturierte Formate je nach Lokalisierung — dafür braucht es keine KI.
• Document Information Extraction (SAP BTP): SAP bietet eine eigene Belegerkennungs-Integration für Eingangsrechnungen an. Sie ist ein Cloud-Service auf der SAP Business Technology Platform, separat lizenziert, fokussiert auf Kreditorenrechnungen (PDF/Scan → Entwurf in B1).

Wer ausschließlich Eingangsrechnungen automatisieren will und kein Problem damit hat, dass Belege in die SAP-Cloud fließen, sollte diese Option kennen und prüfen.

Drei Anforderungen deckt der Standard nicht ab:

1. Verkaufsaufträge: Kundenbestellungen, die als PDF eingehen und in B1 als Verkaufsauftrag angelegt werden müssen — mit Positionsabgleich gegen den Artikelstamm und Kunden-Artikelnummern-Zuordnung. Das ist im Mittelstand der häufigste und teuerste Erfassungsfall, und genau hier gibt es keinen B1-Standardweg.
2. On-Premise-Pflicht: Wenn Belege — Konditionen, Preise, Kundenbeziehungen — das Haus nicht verlassen dürfen, scheidet jede Cloud-Extraktion aus. Die kitun-Pipeline läuft vollständig im eigenen Netzwerk, auf eigener Hardware.
3. Alle Belegarten, ein System: Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Gutschriften und Schweizer Belege (keine E-Rechnungspflicht, QR-Rechnung ohne Positionsdaten) — eine Pipeline, ein Betriebsmodell, statt je Belegart ein Tool.

1. Eingang: Belege kommen per E-Mail-Postfach, Ordner oder Scan. Dubletten werden vor jeder Verarbeitung erkannt (Datei-Hash).
2. Extraktion — lokal: Layout-Parsing und KI-Extraktion laufen on-premise mit Open-Weights-Modellen. Template-frei: neue Absender und geänderte Layouts ohne Einrichtung.
3. Validierung: Deterministische Prüfung jeder Position (Menge × Preis = Summe), Abgleich gegen Artikel- und Geschäftspartnerstamm in B1, Belegbarkeit jedes Werts gegen den Originaltext. Unsichere Belege gehen in eine Review-Maske statt ungeprüft ins System.
4. Anlage in B1 — über die offiziellen Schnittstellen: Geprüfte Belege werden über die Service Layer (REST/OData) bzw. die DI API als Beleg angelegt — Verkaufsauftrag, Einkaufsbeleg, Wareneingang. Dabei greifen sämtliche B1-Geschäftsregeln und Validierungen, exakt wie bei manueller Eingabe. Kein direkter Datenbankzugriff — die Pipeline respektiert die SAP-Supportrichtlinien vollständig.

Das Ergebnis: Belege erscheinen in B1 wie von Hand erfasst — nur Minuten nach Eingang, rechnerisch geprüft und mit Quellbeleg verknüpft.

Extraktion und Validierung laufen auf eigener Hardware (eine GPU-Workstation oder kompakte KI-Appliance genügt für mittelständische Volumina). Open-Weights-Modelle statt Cloud-APIs: keine Drittstaaten-Transfers, kein Auftragsverarbeitungs-Geflecht, keine Stückpreise — und das Modell bleibt eine austauschbare Komponente, nicht an einen Anbieter gebunden. Mehr zur On-Premise-Architektur →

• Pilot (2–3 Wochen): ~10 echte Belege, Gold-Set, End-to-End bis zum Belegentwurf in B1.
• Validierung: ~100 Belege inkl. unbekannter Absender; Kennzahlen und Schwellen-Kalibrierung.
• Produktivbetrieb: Go-live mit Review-Queue; Korrekturen verbessern die Pipeline laufend.

Aufwand auf Kundenseite: Beispielbelege bereitstellen, ein Ansprechpartner für Stammdaten-Fragen, Service-Layer-Zugang (Testsystem). Kein Eingriff in bestehende B1-Anpassungen.