PDF-Belege automatisch in myfactory erfassen

myfactory bringt für strukturierte elektronische Rechnungen einen sauberen Standardprozess mit:

• E-Rechnungseingang: Eingehende XRechnung- und ZUGFeRD-Rechnungen werden aus einem überwachten Postfach abgerufen, im Vorschaubereich geprüft und direkt eingelesen; per Buchungsschablone schlägt das System die Verbuchung vor. Für E-Rechnungen deutscher Lieferanten ist das der richtige Weg — ganz ohne KI.
• Schnittstellen-Ökosystem: Shop-Anbindungen übertragen Bestellungen aus E-Commerce-Kanälen automatisch in Verkaufsbelege — der Beweis, dass Beleganlage über Schnittstellen in myfactory ein gut etablierter Weg ist.

1. Kundenbestellungen als PDF: Der größte Erfassungsposten im Industrie-KMU. B2B-Kunden bestellen per PDF aus ihren eigenen ERP-Systemen — dafür gibt es in myfactory keinen automatischen Erfassungsweg. Die Pipeline macht daraus geprüfte Verkaufsbelege.
2. Freie PDF-Rechnungen: Ausländische Lieferanten (insbesondere Schweiz — dort gilt keine E-Rechnungspflicht), Übergangsfälle und Sonderbelege kommen ohne eingebettetes XML. Der E-Rechnungseingang greift hier nicht.
3. Lieferscheine und Auftragsbestätigungen: Für den positionsweisen Abgleich gegen die Bestellung — die vergessenen Belege.
4. Lokale Verarbeitung: myfactory ist ein Cloud-ERP — die Belegextraktion muss es nicht sein. Die Pipeline läuft on-premise; in die Cloud geht nur der geprüfte, strukturierte Beleg.

1. Eingang: E-Mail-Postfach oder Ordner; Dubletten-Erkennung per Datei-Hash, bevor irgendetwas verarbeitet wird.
2. Extraktion — lokal: Layout-Parsing + Open-Weights-Modelle auf eigener Hardware; template-frei für beliebige Absender-Layouts.
3. Validierung: Arithmetik je Position, Abgleich gegen Artikel- und Kundenstamm, Belegbarkeit jedes Werts im Originaltext. Unsichere Belege → Review-Maske statt stiller Fehler.
4. Anlage in myfactory — über die offizielle Schnittstelle: Geprüfte Belege werden über die bidirektionale SOAP-API angelegt (Webservice-Zugänge in der Administration, Funktionsrechte pro API-Benutzer). Damit greifen die myfactory-Geschäftslogik und Berechtigungen wie bei manueller Erfassung — kein Weg an der Plattform vorbei.

Hybrid by design: Echte E-Rechnungen laufen weiter durch den nativen E-Rechnungseingang — die Pipeline kümmert sich ausschließlich um die Belege, für die es keinen strukturierten Weg gibt. Kein Doppelprozess, keine Konkurrenz zum Standard.

Belege enthalten Konditionen, Preise und Kundenbeziehungen. Die Pipeline hält die sensible Phase — das Lesen und Prüfen der Rohdokumente — vollständig im eigenen Netzwerk: Open-Weights-Modelle, eigene Hardware, keine Extraktions-Cloud, keine Stückpreise. Wie das technisch funktioniert →

• Pilot (2–3 Wochen): ~10 echte Belege, Gold-Set, End-to-End bis zum Belegentwurf in myfactory (Testmandant).
• Validierung: ~100 Belege inkl. unbekannter Absender, Schwellen-Kalibrierung.
• Produktivbetrieb: Review-Queue aktiv, Korrekturen verbessern die Pipeline laufend.

Kundenseitiger Aufwand: Beispielbelege, Webservice-Zugang zum Testmandanten, ein Ansprechpartner für Stammdaten-Fragen. Bestehende myfactory-Einrichtung und Partner-Anpassungen bleiben unberührt.