Lösung · myfactory
PDF-Belege automatisch in myfactory erfassen
Der E-Rechnungseingang von myfactory verarbeitet XRechnung und ZUGFeRD — aber Kundenbestellungen, freie PDF-Rechnungen und Lieferscheine werden weiter abgetippt. Die kitun Dokumenten-Pipeline schließt genau diese Lücke: template-freie Extraktion mit lokaler KI, deterministische Prüfung jeder Position, Anlage in myfactory über die offizielle SOAP-API.
- Template-frei
- Neue Absender ohne Einrichtung
- On-premise
- Open-Weights-Modelle auf eurer Hardware
- 0 % unentdeckte Fehler
- Als Betriebsziel, nicht als Werbeversprechen
- Keine Stückpreise
- Fixe Kosten statt Volumenstaffeln
- Euer Code
- Repository-Übergabe, kein Lock-in
Was myfactory heute schon kann
myfactory bringt für strukturierte elektronische Rechnungen einen sauberen Standardprozess mit:
- E-Rechnungseingang: Eingehende XRechnung- und ZUGFeRD-Rechnungen werden aus einem überwachten Postfach abgerufen, im Vorschaubereich geprüft und direkt eingelesen; per Buchungsschablone schlägt das System die Verbuchung vor. Für E-Rechnungen deutscher Lieferanten ist das der richtige Weg — ganz ohne KI.
- Schnittstellen-Ökosystem: Shop-Anbindungen übertragen Bestellungen aus E-Commerce-Kanälen automatisch in Verkaufsbelege — der Beweis, dass Beleganlage über Schnittstellen in myfactory ein gut etablierter Weg ist.
Die Lücke — und wofür die Pipeline gebaut ist
- Kundenbestellungen als PDF: Der größte Erfassungsposten im Industrie-KMU. B2B-Kunden bestellen per PDF aus ihren eigenen ERP-Systemen — dafür gibt es in myfactory keinen automatischen Erfassungsweg. Die Pipeline macht daraus geprüfte Verkaufsbelege.
- Freie PDF-Rechnungen: Ausländische Lieferanten (insbesondere Schweiz — dort gilt keine E-Rechnungspflicht), Übergangsfälle und Sonderbelege kommen ohne eingebettetes XML. Der E-Rechnungseingang greift hier nicht.
- Lieferscheine und Auftragsbestätigungen: Für den positionsweisen Abgleich gegen die Bestellung — die vergessenen Belege.
- Lokale Verarbeitung: myfactory ist ein Cloud-ERP — die Belegextraktion muss es nicht sein. Die Pipeline läuft on-premise; in die Cloud geht nur der geprüfte, strukturierte Beleg.
So funktioniert die Pipeline mit myfactory
- Eingang: E-Mail-Postfach oder Ordner; Dubletten-Erkennung per Datei-Hash, bevor irgendetwas verarbeitet wird.
- Extraktion — lokal: Layout-Parsing + Open-Weights-Modelle auf eigener Hardware; template-frei für beliebige Absender-Layouts.
- Validierung: Arithmetik je Position, Abgleich gegen Artikel- und Kundenstamm, Belegbarkeit jedes Werts im Originaltext. Unsichere Belege → Review-Maske statt stiller Fehler.
- Anlage in myfactory — über die offizielle Schnittstelle: Geprüfte Belege werden über die bidirektionale SOAP-API angelegt (Webservice-Zugänge in der Administration, Funktionsrechte pro API-Benutzer). Damit greifen die myfactory-Geschäftslogik und Berechtigungen wie bei manueller Erfassung — kein Weg an der Plattform vorbei.
Hybrid by design: Echte E-Rechnungen laufen weiter durch den nativen E-Rechnungseingang — die Pipeline kümmert sich ausschließlich um die Belege, für die es keinen strukturierten Weg gibt. Kein Doppelprozess, keine Konkurrenz zum Standard.
On-premise-Extraktion: Souveränität trotz Cloud-ERP
Belege enthalten Konditionen, Preise und Kundenbeziehungen. Die Pipeline hält die sensible Phase — das Lesen und Prüfen der Rohdokumente — vollständig im eigenen Netzwerk: Open-Weights-Modelle, eigene Hardware, keine Extraktions-Cloud, keine Stückpreise. Wie das technisch funktioniert →
Ablauf und Aufwand
- Pilot (2–3 Wochen): ~10 echte Belege, Gold-Set, End-to-End bis zum Belegentwurf in myfactory (Testmandant).
- Validierung: ~100 Belege inkl. unbekannter Absender, Schwellen-Kalibrierung.
- Produktivbetrieb: Review-Queue aktiv, Korrekturen verbessern die Pipeline laufend.
Kundenseitiger Aufwand: Beispielbelege, Webservice-Zugang zum Testmandanten, ein Ansprechpartner für Stammdaten-Fragen. Bestehende myfactory-Einrichtung und Partner-Anpassungen bleiben unberührt.
Häufige Fragen
Ersetzt die Pipeline den myfactory E-Rechnungseingang?
Nein — sie ergänzt ihn. Strukturierte E-Rechnungen gehören in den Standardprozess; die Pipeline übernimmt alles, was unstrukturiert ankommt: Bestellungen, freie PDFs, Lieferscheine, Auslandsbelege.
Welche Belegarten können in myfactory angelegt werden?
Im Fokus stehen Verkaufsbelege aus Kundenbestellungen sowie Einkaufs- und Wareneingangsbelege. Der konkrete Belegfluss (Belegarten, Nummernkreise, Workflows) wird im Pilot am Testmandanten abgestimmt.
Wir sind in der Schweiz — was ist mit QR-Rechnungen?
Die QR-Rechnung strukturiert Zahlungsdaten, keine Positionen — für die Erfassung ins ERP hilft sie nicht. Die Pipeline liest Schweizer Belege inklusive der üblichen Formate (CHF, Apostroph-Tausendertrenner) und übergibt geprüfte Daten an myfactory. Hintergrund: E-Rechnung und Schweiz
Wie zuverlässig ist die Erfassung?
Der Maßstab ist nicht „99 % Genauigkeit“, sondern null unentdeckte Fehler unter den automatisch angelegten Belegen: Arithmetik-Prüfung, Stammdaten-Abgleich und Quellen-Grounding leiten jeden zweifelhaften Beleg in die Review-Maske.
Was kostet das?
Einmalige Projektkosten plus fixe Betriebskosten — keine Gebühr pro Dokument. Erste Wirtschaftlichkeitsrechnung mit den eigenen Belegzahlen im Erstgespräch; Rechenlogik offen dokumentiert.
20 Minuten, eine ehrliche Einschätzung
Bringt zwei, drei typische Belege mit — wir sagen euch im Erstgespräch, was automatisierbar ist, was es kostet und ob es sich rechnet. Wenn nicht, sagen wir auch das.