EN
Alle Lösungen

Lösung · Dynamics 365 Business Central

PDF-Belege automatisch in Business Central erfassen

Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheine kommen als PDF — und der Innendienst tippt sie in Business Central ein. Die kitun Dokumenten-Pipeline liest Belege template-frei aus, validiert jede Position deterministisch und legt sie über die Standard-APIs in BC an. Die KI läuft on-premise: Belege bleiben im Haus, Kosten bleiben fix.

Projekt besprechen
Template-frei
Neue Absender ohne Einrichtung
On-premise
Open-Weights-Modelle auf eurer Hardware
0 % unentdeckte Fehler
Als Betriebsziel, nicht als Werbeversprechen
Keine Stückpreise
Fixe Kosten statt Volumenstaffeln
Direkt im ERP
Anlage über offizielle Schnittstellen

Was Business Central heute schon kann

Business Central bringt für strukturierte Belege solide Bordmittel mit — und ein starkes Add-on-Ökosystem:

  • E-Rechnungen: Empfang und Verarbeitung strukturierter Formate (XRechnung, ZUGFeRD, Peppol) ist je nach Lokalisierung und Einrichtung Standard — dafür braucht es keine Extraktion.
  • Continia Document Capture & Co.: Für den Kreditorenprozess (Eingangsrechnungen) ist das Add-on-Angebot ausgereift — OCR, Lieferanten-Templates, PO-Matching, Freigabe-Workflows. Wer ausschließlich Eingangsrechnungen automatisieren will und mit Cloud-OCR sowie dokumentbasierten Lizenzmodellen arbeiten kann, findet dort etablierte Lösungen.

Die Lücke — und wofür die Pipeline gebaut ist

  1. Die Verkaufsseite: Kundenbestellungen, die als PDF eingehen und als Verkaufsauftrag (Sales Order) angelegt werden müssen — inklusive Auflösung der Kunden-Artikelnummern gegen den eigenen Stamm. Der Kreditorenprozess ist gut versorgt; der Auftragseingang ist es nicht.
  2. Template-frei statt Lieferanten-Vorlagen: Klassische Capture-Lösungen arbeiten mit Vorlagen je Absender — Pflegeaufwand, der mit jedem neuen Geschäftspartner wächst. Moderne LLM-Extraktion liest Layouts ohne Einrichtung; Qualität sichern inhaltliche Prüfungen statt Layout-Regeln.
  3. On-premise, ohne Cloud-OCR: Wo Belege das Netzwerk nicht verlassen dürfen, scheidet Cloud-Erkennung aus. Die Pipeline läuft vollständig lokal — in Kombination mit BC on-premise ergibt das eine durchgängig souveräne Kette; bei BC SaaS bleibt zumindest die Extraktion im Haus, und nur der geprüfte Datensatz geht ins ERP.
  4. Keine Stückpreise: Dokumentbasierte Lizenzmodelle skalieren mit dem Erfolg mit. Die Pipeline kostet nach dem Aufbau im Wesentlichen Strom.

So funktioniert die Pipeline mit Business Central

  1. Eingang: E-Mail-Postfach, Ordner oder Scan; Dubletten-Erkennung per Datei-Hash vor jeder Verarbeitung.
  2. Extraktion — lokal: Layout-Parsing + Open-Weights-Modelle, on-premise, template-frei.
  3. Validierung: Arithmetik je Position, Stammdaten-Abgleich (Artikel, Debitoren/Kreditoren via API-Lookup), Quellen-Grounding. Unsichere Belege → Review-Maske.
  4. Anlage in BC — über offizielle Wege: Geprüfte Belege entstehen über die Standard-REST-API (v2.0-Entitäten wie salesOrders, purchaseInvoices) oder — wo Projektanforderungen es verlangen — über eine schlanke AL-Extension mit eigenen Endpunkten. In beiden Fällen greifen die BC-Geschäftslogik und -Berechtigungen wie bei manueller Erfassung; kein Eingriff an der Plattform vorbei.

On-premise: Souveränität als Standard

Extraktion auf eigener Hardware (GPU-Workstation oder kompakte KI-Appliance), Open-Weights-Modelle, keine Drittstaaten-Transfers, das Modell bleibt austauschbar. Architektur im Detail →

Ablauf und Aufwand

  • Pilot (2–3 Wochen): ~10 echte Belege, Gold-Set, End-to-End bis zum Belegentwurf in BC (Sandbox).
  • Validierung: ~100 Belege inkl. unbekannter Absender, Schwellen-Kalibrierung.
  • Produktivbetrieb: Review-Queue aktiv, Monitoring je Absender, Korrekturen fließen zurück.

Kundenseitiger Aufwand: Beispielbelege, API-Zugang zur Sandbox, ein Ansprechpartner für Stammdaten-Fragen.

Häufige Fragen

Cloud oder on-premise BC — was wird unterstützt?

Beides. Die Standard-API existiert in beiden Welten; bei BC on-premise bleibt die gesamte Kette lokal, bei BC SaaS läuft die Extraktion lokal und nur der geprüfte, strukturierte Beleg geht in die Cloud.

Wir nutzen bereits Continia für Eingangsrechnungen — Konflikt?

Nein. Die Pipeline ergänzt typischerweise die Verkaufsseite (Bestellungen → Verkaufsaufträge) und weitere Belegarten (AB, Lieferscheine). Bestehende Kreditoren-Workflows bleiben unberührt — oder werden abgelöst, wenn On-Premise/Kostenmodell das nahelegen.

Braucht es eine Extension oder reicht die Standard-API?

Für Standardbelege reicht meist die REST-API. Eine schlanke AL-Extension lohnt, wenn eigene Felder, spezielle Nummernkreise oder zusätzliche Prüflogik in BC selbst gewünscht sind. Beides sind offizielle, upgrade-sichere Wege.

Wie geht die Pipeline mit Kunden-Artikelnummern um?

Beide Nummernwelten werden extrahiert; die Auflösung läuft gegen Artikelstamm bzw. Artikelreferenzen in BC. Mehrdeutige Zuordnungen gehen in die Review-Queue statt still falsch ins System — Ziel ist null unentdeckte Fehler.

Was kostet das?

Projekt einmalig, Betrieb fix (Hardware, Strom, Wartung) — keine Dokument-Stückpreise. Erste Rechnung mit eigenen Zahlen im Erstgespräch; Rechenlogik offen dokumentiert.

20 Minuten, eine ehrliche Einschätzung

Bringt zwei, drei typische Belege mit — wir sagen euch im Erstgespräch, was automatisierbar ist, was es kostet und ob es sich rechnet. Wenn nicht, sagen wir auch das.

Projekt besprechen