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Lösung · Dynamics 365 Business Central

PDF-Belege automatisch in Business Central erfassen

Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheine kommen als PDF — und der Innendienst tippt sie in Business Central ein. Die kitun Dokumenten-Pipeline liest Belege template-frei aus, validiert jede Position deterministisch und legt sie über die Standard-APIs in BC an. Die KI läuft on-premise: Belege bleiben im Haus, Kosten bleiben fix.

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Template-frei
Neue Absender ohne Einrichtung
On-premise
Open-Weights-Modelle auf eurer Hardware
0 % unentdeckte Fehler
Als Betriebsziel, nicht als Werbeversprechen
Keine Stückpreise
Fixe Kosten statt Volumenstaffeln
Euer Code
Repository-Übergabe, kein Lock-in

Was Business Central heute schon kann

Business Central bringt für strukturierte Belege solide Bordmittel mit — und ein starkes Add-on-Ökosystem:

  • E-Rechnungen: Empfang und Verarbeitung strukturierter Formate (XRechnung, ZUGFeRD, Peppol) ist je nach Lokalisierung und Einrichtung Standard — dafür braucht es keine Extraktion.
  • Continia Document Capture & Co.: Für den Kreditorenprozess (Eingangsrechnungen) ist das Add-on-Angebot ausgereift — OCR, Lieferanten-Templates, PO-Matching, Freigabe-Workflows. Wer ausschließlich Eingangsrechnungen automatisieren will und mit Cloud-OCR sowie dokumentbasierten Lizenzmodellen arbeiten kann, findet dort etablierte Lösungen.

Die Lücke — und wofür die Pipeline gebaut ist

  1. Die Verkaufsseite: Kundenbestellungen, die als PDF eingehen und als Verkaufsauftrag (Sales Order) angelegt werden müssen — inklusive Auflösung der Kunden-Artikelnummern gegen den eigenen Stamm. Der Kreditorenprozess ist gut versorgt; der Auftragseingang ist es nicht.
  2. Template-frei statt Lieferanten-Vorlagen: Klassische Capture-Lösungen arbeiten mit Vorlagen je Absender — Pflegeaufwand, der mit jedem neuen Geschäftspartner wächst. Moderne LLM-Extraktion liest Layouts ohne Einrichtung; Qualität sichern inhaltliche Prüfungen statt Layout-Regeln.
  3. On-premise, ohne Cloud-OCR: Wo Belege das Netzwerk nicht verlassen dürfen, scheidet Cloud-Erkennung aus. Die Pipeline läuft vollständig lokal — in Kombination mit BC on-premise ergibt das eine durchgängig souveräne Kette; bei BC SaaS bleibt zumindest die Extraktion im Haus, und nur der geprüfte Datensatz geht ins ERP.
  4. Keine Stückpreise: Dokumentbasierte Lizenzmodelle skalieren mit dem Erfolg mit. Die Pipeline kostet nach dem Aufbau im Wesentlichen Strom.

So funktioniert die Pipeline mit Business Central

  1. Eingang: E-Mail-Postfach, Ordner oder Scan; Dubletten-Erkennung per Datei-Hash vor jeder Verarbeitung.
  2. Extraktion — lokal: Layout-Parsing + Open-Weights-Modelle, on-premise, template-frei.
  3. Validierung: Arithmetik je Position, Stammdaten-Abgleich (Artikel, Debitoren/Kreditoren via API-Lookup), Quellen-Grounding. Unsichere Belege → Review-Maske.
  4. Anlage in BC — über offizielle Wege: Geprüfte Belege entstehen über die Standard-REST-API (v2.0-Entitäten wie salesOrders, purchaseInvoices) oder — wo Projektanforderungen es verlangen — über eine schlanke AL-Extension mit eigenen Endpunkten. In beiden Fällen greifen die BC-Geschäftslogik und -Berechtigungen wie bei manueller Erfassung; kein Eingriff an der Plattform vorbei.

On-premise: Souveränität als Standard

Extraktion auf eigener Hardware (GPU-Workstation oder kompakte KI-Appliance), Open-Weights-Modelle, keine Drittstaaten-Transfers, kein Anbieter-Lock-in beim Modell. Architektur im Detail →

Ablauf und Aufwand

  • Pilot (2–3 Wochen): ~10 echte Belege, Gold-Set, End-to-End bis zum Belegentwurf in BC (Sandbox).
  • Validierung: ~100 Belege inkl. unbekannter Absender, Schwellen-Kalibrierung.
  • Produktivbetrieb: Review-Queue aktiv, Monitoring je Absender, Korrekturen fließen zurück.

Kundenseitiger Aufwand: Beispielbelege, API-Zugang zur Sandbox, ein Ansprechpartner für Stammdaten-Fragen.

Häufige Fragen

Cloud oder on-premise BC — was wird unterstützt?

Beides. Die Standard-API existiert in beiden Welten; bei BC on-premise bleibt die gesamte Kette lokal, bei BC SaaS läuft die Extraktion lokal und nur der geprüfte, strukturierte Beleg geht in die Cloud.

Wir nutzen bereits Continia für Eingangsrechnungen — Konflikt?

Nein. Die Pipeline ergänzt typischerweise die Verkaufsseite (Bestellungen → Verkaufsaufträge) und weitere Belegarten (AB, Lieferscheine). Bestehende Kreditoren-Workflows bleiben unberührt — oder werden abgelöst, wenn On-Premise/Kostenmodell das nahelegen.

Braucht es eine Extension oder reicht die Standard-API?

Für Standardbelege reicht meist die REST-API. Eine schlanke AL-Extension lohnt, wenn eigene Felder, spezielle Nummernkreise oder zusätzliche Prüflogik in BC selbst gewünscht sind. Beides sind offizielle, upgrade-sichere Wege.

Wie geht die Pipeline mit Kunden-Artikelnummern um?

Beide Nummernwelten werden extrahiert; die Auflösung läuft gegen Artikelstamm bzw. Artikelreferenzen in BC. Mehrdeutige Zuordnungen gehen in die Review-Queue statt still falsch ins System — Ziel ist null unentdeckte Fehler.

Was kostet das?

Projekt einmalig, Betrieb fix (Hardware, Strom, Wartung) — keine Dokument-Stückpreise. Erste Rechnung mit eigenen Zahlen im Erstgespräch; Rechenlogik offen dokumentiert.

20 Minuten, eine ehrliche Einschätzung

Bringt zwei, drei typische Belege mit — wir sagen euch im Erstgespräch, was automatisierbar ist, was es kostet und ob es sich rechnet. Wenn nicht, sagen wir auch das.

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